O que é ‘briefing’ e por que é tão importante fazê-lo antes de realizar o trabalho?
Aderir a essa estratégia organizacional é fundamental para promover a eficiência corporativa
A busca incessante por um melhor desempenho interno promove uma forte demanda empresarial por técnicas que otimizem esse ponto. Nesse sentido, a criação de briefings aparece como uma opção válida. Através dela, é possível:
- Estabelecer metas claras;
- Poupar recursos financeiros e humanos;
- Trabalhar todos os setores de maneira mais objetiva.
Quer saber mais sobre a criação e utilização de briefings e entender como essa tática pode impactar positivamente uma companhia? Continue no nosso artigo.
Afinal, o que é briefing?
Apesar de seu significado originário, em língua inglesa, rondar conceitos como “resumo”, a utilização de briefing em português transcende essa definição. No idioma nacional, essa palavra é consideravelmente mais ampla, podendo ser trabalhada representando um guia ou mapa de planejamento, mesmo através de sua “versão abreviada”, o brief.
Segundo um levantamento desenvolvido pelo portal Tecla SAP, ambos os termos se popularizaram em território brasileiro através do jornalismo e da publicidade. No material, são apresentados registros datados de 1991, através de falas do colunista, fotógrafo e jornalista Carlos Leonam.
Mesmo não possuindo uma fórmula generalista, o briefing conquistou espaço e continua sendo usado em diversas camadas corporativas, mesmo três décadas depois dessas anotações. Parte dessa adesão pode ser facilmente direcionada à flexibilidade dessa estratégia, que se adequa a diversos padrões trabalhistas.
Vale destacar que, apesar de abrangentes, os três pontos apresentados no início desse artigo não compreendem todas as vantagens que esse modelo oferece. Afinal, diversas variáveis relacionadas ao funcionamento organizacional de uma empresa podem interferir nos resultados apresentados pela adesão dessa estratégia. Por isso, é fundamental possuir equilíbrio interno antes de aplicar esse modelo.
Qual a importância da realização do briefing?
Apesar de possuir características específicas em cada mercado, a maioria dos tópicos superam a volatilidade citada anteriormente e podem ser detectados facilmente através de análises simples. A começar pelo estabelecimento claro de metas, um ponto intrínseco a esse padrão. Afinal, o desenvolvimento de briefings, como veremos nos próximos parágrafos, se estrutura através de uma organização extremamente simples e objetiva.
Além disso, esse modelo direciona os esforços dos setores empresariais e, consequentemente, reduz recursos. Essa contenção pode ser notada em aspectos humanos e financeiros, possibilitando que os valores poupados sejam direcionados à lapidação interna e à expansão da marca.
No mercado publicitário, essa visão é unânime. Conforme explicou a Rock Content, apontada pela Coffee Valley como “(…) a maior empresa de marketing de conteúdo da América Latina”, a utilização de briefings é fundamental. Segundo a empresa, “(…) esse material serve justamente para que a equipe da agência de publicidade ou o profissional indicado trabalhem dentro de um direcionamento sólido. Isso é possível, uma vez que o briefing é construído sempre diante das necessidades que o cliente aponta”.
Ou seja, existem fórmulas genéricas para se desenvolver um briefing?
Mesmo que tenhamos apontado que essa estratégia não possui “uma fórmula generalista”, alguns movimentos podem ser aplicados de maneira ampla, mas jamais genérica. Afinal, algumas características de mercado podem exigir adaptações nesse sentido. De qualquer forma, destacaremos algumas a seguir:
- Trabalhar junto ao cliente
O ditado “tempo é dinheiro” sustenta grande parte desse tópico, visto que produzir o briefing acompanhado pelo cliente, que deve alinhar suas expectativas às da empresa, gera uma vasta economia de recursos. Através dessa estratégia, o habito recorrente de compartilhar e-mails de ajuste e outras ações nesse sentido são reduzidos consideravelmente.
No texto citado anteriormente, produzido pela equipe da Rock Content, a companhia reflete sobre esse ponto. Segundo a marca, “(…) o retrabalho é um freio no progresso de demandas e também um impeditivo na rotina das empresas de comunicação. Nem sempre é possível impedir as solicitações de alteração, já que cada cliente tem um nível de exigência e nem sempre eles têm uma ideia 100% concreta do que querem. Entretanto, o briefing pode ajudar muito a reduzir essa margem de insatisfação”.
- Focar em detalhes
Por natureza, o modelo de produção de briefings cria a necessidade de debater detalhes de projeto. Afinal, sua configuração visual apresenta diversos pontos que se escondem de modelos de planejamento mais tradicionais, explicitando a necessidade de ações específicas em alguns casos.
Assim como o tópico anterior, a lapidação dos temas apresentados nesse tópico tem o potencial de reduzir gastos financeiros e humanos, dinamizando o processo de desenvolvimento desse ponto.
- Estabelecer um cronograma
Um dos erros mais comuns em setores estratégicos organizacionais é reduzir um planejamento às suas datas de início e fim. Apesar de tomar mais tempo, é essencial que um cronograma aprofundado, que compreenda potenciais imprevistos, seja desenvolvido. Nele, todas as etapas devem ser listadas detalhadamente, evitando ao máximo problemas comunicativos.
Além de beneficiar a empresa que deve executar o projeto, essa medida é importante para o cliente, que terá um calendário claro e objetivo para trabalhar suas ações internas e preparar o terreno para os passos que serão dados no futuro.
É inegável que existem diversos outros pontos a serem trabalhados dessa forma, por isso estudos aprofundados e direcionados a cada cotidiano são tão importantes para produzir o briefing ideal para empresas e clientes.
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